Ochrana osobních údajů aneb jak s nimi v projektu Vědomé rodičovství pracujeme?
25. 5. 2018 vešlo v platnosti Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, neboli GDPR. V následujícím dokumentu vám přiblížíme, jak s údaji nakládáme.
V následujícím dokumentu vám přiblížíme, jak s údaji nakládáme.
Správcem vašich osobních údajů je organizace MOTÝL, z.ú., Žlutická 2, 323 00 Plzeň, IČ: 26674157, zapsaná U Krajského soudu v Plzni. Proto, abychom vám mohli poskytovat služby, potřebujeme některé vaše osobní údaje. Při jejich zpracovávání dodržujeme tyto zásady:
- nezjišťujeme nic, co nepotřebujeme skutečně vědět,
- s údaji nakládáme citlivě, nepředáváme je jen tak někomu,
- pokud data předáváme dál, máme ověřeno, že s nimi bude správně nakládáno.
Níže naleznete výčet toho, jaká data jste nám svěřili, proč je potřebujeme, případně komu je předáváme dál.
Program Vědomý rodič a program Krok za krokem k prvnímu kroku:
Osobní údaje, které budou zpracovány, včetně účelu jejich zpracování:
Jméno a příjmení dítěte získáváme v Přihlášce. Jméno dítěte bude následně uvedeno v Docházce, kterou má k dispozici koordinátor aktivit a v době kroužku lektor aktivity, ke jménu je zapisováno, zda se dítě aktivity účastnilo v daný den, neúčastnilo bez omluvy, nebo bylo omluveno. Jméno dítěte je také uvedeno v elektronickém náhradovém a rezervačním systému Auksys (dále jen "systém Auksys"). Přihláška je založena a zamčena v archivu.
Datum narození dítěte získáváme v Přihlášce. Datum narození je pro nás důležité z důvodu správného zařazení dítěte do odpovídající skupinky zájmových aktivit (skupiny zájmových aktivit jsou tvořeny dle věku dětí), i datum narození je pro přehlednost uváděno v Docházce. Datum narození je uvedeno v systému Auksys, tady je datum narození uvedeno z důvodu možnosti náhrad v jiných kroužcích, v systému se u dítěte zobrazují jen věku odpovídající aktivity.
Jméno a příjmení rodiče (případně rodičů) získáváme také v Přihlášce, tento údaj nám slouží ke komunikaci s rodiči, zároveň je jméno rodiče uvedeno v systému Auksys, kde slouží k jasné identifikaci dítěte (především v případech, kdy se neshoduje příjmení dítěte a rodiče).
Bydliště dítěte získáváme také v Přihlášce. Tento údaj slouží k tvorbě statistik, z jakých městských obvodů, případně z jakých dalších obcí k nám klienti docházejí. Tyto statistiky vyžadují donátoři v dotačních řízeních. Ve statistikách, které do žádostí o dotace uvádíme, nejsou uváděna jména ani přesné adresy, pouze počty lidí z daných oblastí. Donátoři mohou statistiky se jmény vidět jen při kontrolách čerpání dotací, jako důkaz námi uváděné skutečnosti.
Telefonní číslo rodiče je údaj opět získávaný v Přihlášce. Telefonní číslo je uváděno v Docházce, kde slouží k rychlé možnosti kontaktování rodiče v případě změny v kroužku (např. odpadnutí lekce, nabídky jiné vhodnější skupinky, změny času lekce apod.).
E-mailová adresa je údaj získávaný v Přihlášce. E-mailová adresa slouží především ke komunikaci s rodiči ohledně aktivity, dále je na jejím základě založen účet v Systému omluv a náhrad a také jsou na adresu zasílány informace a aktuality ohledně dění v organizaci (zápisy, semináře, změny, …).
Po přihlášení na aktivitu získáváte přihlašovací údaje do elektronického systému Auksys (dále systém), kde si můžete řídit své omluvy a náhrady omluvených lekcí. Údaje potřebné pro zavedení do systému zadávají zaměstnanci organizace z Přihlášky (uvádíme jméno dítěte, jméno rodiče, telefon a e-mailovou adresu). Po registraci jsou vám automaticky zaslány přihlašovací údaje do systému, ke kterým my přístup nemáme. V systému se také hlásíte na jednorázové akce, které vyžadují zakoupení vstupenky předem. Provozovatel systému nemá možnost s vašimi údaji nijak dál pracovat. Pokud vyplňujete přihlášku online, děje se tak přes server Webnode.cz, ti také vaše údaje nijak nemohou využívat.
Pokud jste se přihlásili k odběru novinek, evidujeme pouze vaši emailovou adresu. Seznam adres je uložen v online nástroji Ecomail, který newslettery rozesílá. Provozovatel Ecomailu nemůže vaše údaje nijak využívat.
Semináře
Osobní údaje, které budou zpracovány, včetně účelu jejich zpracování:
Jméno a příjmení získáváme v Online přihlášce na webu www.motyl-plzen.cz. Jméno slouží pouze pro naši přehlednost, ani externí lektor od nás nezískává jmenný seznam účastníků semináře.
Telefonní číslo získáváme v Online přihlášce na webu www.motyl-plzen.cz. Slouží pro rychlou komunikaci.
E-mailová adresa získáváme v Online přihlášce na webu www.motyl-plzen.cz. Slouží pro rychlou komunikace.
Datum narození získáváme v Online přihlášce na webu www.motyl-plzen.cz pouze v případě, že účastník semináře chce vystavit potvrzení o absolvování semináře. Účast na semináři každý účastník potvrzuje jménem a podpisem na prezenční listině.
Výše zmíněné údaje jsou evidovány v online uzamčené Excel tabulce, zároveň jsou přihlášky tištěny a archivovány v uzamčené skřínce.
Předávání vašich osobních údajů organizaci Rodinné centrum Vlnka, z.ú.
Organizace Rodinné centrum Vlnka, z.ú. byla do roku 2015 součástí MOTÝL, z.ú., v roce 2015 byla oddělena, ale její aktivity jsou velmi úzce provázány s aktivitami MOTÝL, z.ú., proto vám mohou být zasílány informace a aktuality z obou organizací.
Pořizování fotografií během aktivit MOTÝL, z.ú.
Během všech aktivit (kroužky, jednorázové akce, semináře) pořizujeme fotografie. Fotografie slouží k účelu propagace aktivit a jsou umisťovány na web organizace MOTÝL, z.ú. a Rodinného centra Vlnka, z.ú., případně na sociální sítě (Facebook a Instagram organizace). Fotky jsou také užívány na letáky, plakáty a další propagační materiály, v tomto případě jste poptáni, zda fotku můžeme použít. Fotky z jednotlivých aktivit také uveřejňujeme na serveru Rajče.cz. Souhlas s focením v případě programů Vědomý rodič a Krok za krokem k prvnímu kroku udáváte v přihlášce, v případě seminářů v prezenční listině.
Ochranná opatření
Dokumenty v tištěné podobě uchováváme v uzamykatelných skříňkách – opět s omezeným přístupem. S tou jsou seznámeni všichni naši zaměstnanci. Zaměstnanci zároveň v rámci seznámení se s vnitřními pravidly organizace při nástupu do zaměstnaní a také každý další rok podepisují mlčenlivost v rámci Etického kodexu. Všichni jsme si vědomi toho, že nemáme právo vaše údaje využívat jinak, než je uvedeno výše..
Doba, po kterou vaše osobní údaje zpracováváme
Osobní údaje klientů a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, a dále po dobu, po kterou jsme povinni údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů a dotačních smluv. Vaše osobní údaje získané na základě dobrovolného souhlasu za účelem zasílání newsletteru nebo zveřejnění fotografií zpracováváme do odvolání vašeho souhlasu.
Jestliže nám píšete přes kontaktní formulář na webu, pak vaše osobní údaje zpracováváme a využíváme pouze za účelem vyřízení vašich žádostí, připomínek apod.
Vaše práva
Protože zpracováváme vaše osobní údaje a údaje o vašich dětech, máte právo být dostatečně informováni o zpracování těchto údajů. Proto také píšeme tento dokument.
Mezi vaše další práva patří hlavně:
Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů či se zveřejněním fotografií, máte právo:
- vzít souhlas kdykoliv zpět
- požadovat po nás informaci, jaké vaše osobní údaje zpracováváme
- požadovat po nás vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů
- vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit
- požadovat po nás výmaz těchto osobních údajů
- v případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů obrátit se na nás nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů
Souhlas můžete kdykoliv odvolat písemně přes náš email kancelar@motyl-plzen.cz nebo zasláním žádosti na naši adresu Žlutická 2, 323 00 Plzeň.
Pokud máte jakékoli nejasnosti ohledně toho, jaká data spravujeme nebo jak zajišťujeme jejich ochranu, neváhejte se na nás obrátit skrze email kancelar@motyl-plzen.cz